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Comment lutter contre les biais cognitifs lors d'entretiens annuels ?
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Malgré toute la bonne volonté du monde, difficile de lutter contre les biais cognitifs ! Des raccourcis qui se révèlent néfastes lors d'entretiens d'évaluation.
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Malgré toute la bonne volonté du monde, difficile de lutter contre les biais cognitifs ! En effet, face à tous les stimuli qui nous entourent, notre cerveau fait forcément des raccourcis mentaux pour faciliter nos prises de décision. Des raccourcis qui se révèlent néfastes lors d’entretiens de performance. Sur le long-terme, ces préjugés empêchent la conduite d’évaluations vraiment efficaces et freinent l’innovation.
Quels sont les différents biais à connaître et comment s’en défaire ? Comment préparer et mener une évaluation annuelle vraiment objective ? Réponses à lire ci-dessous.
Notre pire ennemi est parfois nous-même ! Nos certitudes et préjugés inconscients peuvent impacter de façon conséquente notre vie professionnelle lors de nos prises de décision.
Un biais cognitif est une distorsion dans le traitement cognitif d'une information. C’est un processus développé par notre cerveau pour économiser de l’énergie. Il est en effet impossible pour lui de traiter toutes les informations qu’il reçoit : jusqu’à 11 millions par seconde ! Il fait donc le tri et des raccourcis, ce qui nuit à notre logique.
En général, ces biais cognitifs ne sont pas conscients. Un aspect qui n’a pas échappé au secteur de la publicité dans la construction de messages promotionnels rudement efficaces.
Dans notre travail, les biais cognitifs construisent des idées préconçues et des jugements qui vont parfois à l’encontre de la réalité. Ils nous éloignent de la rationalité exigée par le monde des affaires et nous privent de belles opportunités, sans que l’on s’en rende compte.
C’est particulièrement le cas lors des entretiens annuels qui nécessitent, à leur suite, une prise de décision sur une éventuelle promotion, de la mobilité interne, une évolution de carrière… Les biais cognitifs peuvent donc avoir de lourdes conséquences sur l’évolution et l’expérience des collaborateurs dans l’entreprise.
Pour lutter efficacement contre eux et prendre des décisions plus éclairées, la première étape consiste à en prendre pleinement conscience et à les identifier.
Le biais d'ancrage est la tendance à considérer la première impression comme l’unique point de référence (ou "ancre") pour les décisions futures.
Dans un contexte d’entretiens annuels, le biais d’ancrage peut se manifester lorsque les managers demandent aux collaborateurs de s’auto-évaluer.
Tout le monde n’est pas à l’aise de la même façon quand il s’agit d’identifier ses forces et faiblesses. Si un collaborateur dévalorise son travail, son manager peut être enclin à adopter le même point de vue et partir avec un mauvais à priori sur ses performances.
Les femmes ont particulièrement tendance à dévaloriser leur travail : en moyenne, selon une étude, les femmes évaluent leurs propres performances 25 % moins bien que les hommes, même lorsqu'on leur dit qu'elles sont aussi performantes.
C’est également le cas des collaborateurs de couleur. Des études montrent que les candidats de couleur ne faisant pas figurer de photo sur leur CV ou masquant leur nom de famille obtennient plus d'entretiens. Ainsi, ils intériorisent que la conformité est la valeur qui prime sur le lieu de travail. Se mettre en avant positivement lors des entretiens annuels est donc contre-intuitif et il leur est difficile de s'évaluer favorablement.
Découvrez des bonnes pratiques concernant l’auto-évaluation des collaborateurs dans cet article.
Former et conscientiser l’ensemble de vos collaborateurs au biais d'ancrage est essentiel pour rendre vos entretiens annuels plus équitables. Voici quelques tactiques pour vous aider :
Casser les effets de biais à leur source : Les auto-évaluations des collaborateurs ne sont pas censées servir d’unique base aux managers pour leurs évaluations. Un manager qui s’entretient régulièrement avec les membres de son équipe a logiquement toutes les informations nécessaires pour mesurer les performances, sans se reposer nécessairement sur d’autres sources. Par conséquent, formez vos managers à la lecture des auto-évaluations pour qu’ils ne fondent pas leur feedback uniquement dessus.
Former vos collaborateurs à l’auto-évaluation : Nous l’avons vu, tout le monde n'est pas égal face à l’auto-évaluation. Surtout s’il s’agit de partir d’une page blanche. En tant que RH, vous devez guider vos collaborateurs dans cet exercice avec des modèles d’auto-évaluation et être précis sur le rendu attendu. Vous pouvez aussi leur proposer de répondre à des questions précises pour lancer leur réflexion :
Mettre en place des contrôles et rééquilibrages : Après les entretiens annuels, prenez le temps de réexaminer les évaluations faites par vos managers, en concertation avec eux. Utilisent-ils des éléments de langage qui reflètent des opinions personnelles plutôt que des vérités objectives ? Font-ils des suppositions basées sur l’âge, le sexe ou le langage ? Utilisent-ils les mêmes termes dans leurs commentaires d'évaluation pour décrire les performances des collaboratrices et collaborateurs ? Lutter contre les biais est un travail de longue haleine, c’est pourquoi il est important de se remettre en question en permanence !
Avec le biais de récence, les décisions se basent uniquement sur des observations récentes, et non historiques.
Peu connu, le biais de récence est l'un des préjugés inconscients les plus difficiles à éliminer pour les managers. En effet, dans un contexte de travail où les projets s’enchaînent très vite, il est plus simple de ne prêter attention qu’aux événements récents plutôt qu’à la “big picture” du travail des collaborateurs.
A cause du biais de récence, le manager se souviendra par exemple plus du retard d’un collaborateur à un rendez-vous important la veille de l’entretien annuel, que de ses excellentes performances commerciales du semestre passé.
Établir des objectifs précis : L’intérêt des objectifs va bien au-delà du respect des deadlines ! En effet, les managers qui se réfèrent aux objectifs des collaborateurs avant d'évaluer leurs performances obtiennent un meilleur aperçu du travail effectué. Adopter un suivi agile des objectifs sur plusieurs mois, tout en fixant des objectifs tangibles et chiffrés, réduit le biais de récence.
Documenter les performances : Lors des entretiens annuels, il peut être difficile de se souvenir de toutes les actions des collaborateurs sur l’année écoulée. Pour aider vos managers et collaborateurs à prendre suffisamment de recul sur leur travail, incitez-les à rédiger des observations et commentaires tout au long de l’année via un outil de management de la performance dédié (plutôt que via une myriade d’outils disparates comme Slack, Trello, Gmail…).
Mener des entretiens réguliers : Moins les entretiens sont fréquents, plus les risques de biais sont élevés. En mettant en place des évaluations semestrielles ou trimestrielles, en plus d’entretiens annuels, il devient plus facile d’adapter et d’évaluer les objectifs et projets tout au long de l’année. Les conversations deviennent aussi plus riches et approfondies. Il n’est pas nécessaire de mettre en place des processus trop lourds : des conversations et réunions informelles peuvent tout à fait remplir ce rôle.
Intégrer les feedbacks des pairs (ou Feedback 360°) : Les managers ne peuvent pas tout voir. C’est pourquoi il est important d’enrichir les entretiens annuels avec les feedbacks des pairs des collaborateurs. Ainsi, vous obtenez une vision vraiment complète du travail et du savoir-être des personnes.
Les managers ne peuvent pas tout voir. C’est pourquoi il est important d’enrichir les entretiens annuels avec les Feedbacks des pairs du collaborateur pour éviter les biais et mener des campagnes plus équitables.
L'évaluation 360° est un outil permettant d’obtenir une vision complète du travail, des performances et de l’engagement des collaborateurs. En prenant en compte les observations des personnes avec qui les collaborateurs travaillent le plus, les points de vue sont démultipliés, ce qui réduit fortement les biais cognitifs lors des entretiens annuels.
Après avoir formé ses managers à l’art du feedback, Proprioo a notamment mis en place avec Elevo un système organisé pour mener des campagnes d’évaluation équitables, en combinant campagne de Feedback 360° et campagne d’évaluation semestrielle. L’équipe RH lance ces deux campagnes en même temps, tous les 6 mois.
Durant la campagne de Feedback 360°, les collaborateurs choisissent leurs évaluateurs et sont évalués par leurs pairs sur les projets réalisés, les axes de développement et le niveau de contribution.
Grâce au Feedback 360°, les managers acquièrent une vision vraiment complète du travail de leurs collaborateurs en se libérant de leurs biais cognitifs !
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